イベント当日の受付作業は、参加者のスムーズな入場やスタッフの負担軽減に直結します。
Google Formsを活用すれば、ペーパーレスで効率的な受付を実現でき、リアルタイムで参加状況を管理することも可能です。
本記事では、Google Formsを使ったイベント受付の効率化方法について、具体的な手順やツールの活用方法をご紹介します。
1. Google Formsを使うメリット
Google Formsで受付を行うことにより、以下のメリットが得られます。
- 手軽にフォームを作成・共有: 紙の受付表が不要
- リアルタイムで受付状況を確認: Google スプレッドシートに即時反映
- 自動チェックイン管理: フォームに基づいて参加者を素早く確認
- コスト削減: 無料で利用可能
2. 受付用Google Formsの作成手順
ステップ①：受付用フォームの準備
以下の手順で受付用フォームを作成します。
- Google Forms にアクセス
- 「空白」 または 「テンプレート」 を選択
- フォームのタイトル を「イベント受付」と入力
- 質問項目 を設定
- 氏名（記述式）
- メールアドレス（メール形式）
- 受付番号（任意）（数値入力）
- 回答を記録する設定
- 回答をGoogle スプレッドシートに保存
ポイント:
- QRコードを生成して会場の入り口に掲示すると、参加者がスマートフォンで簡単に受付可能。
- 事前登録している場合は、入力項目を 氏名やメールアドレスのみ にして、スムーズな受付を実現。
ステップ②：QRコードを生成
QRコードを使うことで、参加者がスマートフォンで素早くGoogle Formsにアクセスできます。
QRコード生成手順:
- フォームの 「送信」 をクリック
- リンクマークを選択して 短縮URL を取得
- QRコード生成ツール を使ってQRコードを作成
- QRコードを印刷して会場に掲示
ステップ③：スプレッドシートで受付状況を確認
Google Formsの回答は、リアルタイムでGoogle スプレッドシートに反映されます。
スプレッドシートの確認方法:
- フォーム編集画面で 「回答」 タブをクリック
- 「スプレッドシートのアイコン」 をクリック
- 回答一覧がスプレッドシートに表示され、参加者状況をリアルタイムで確認可能
3. 自動受付確認メールの送信
Google Apps Scriptを活用することで、フォーム送信後に自動的に受付完了メールを送信できます。
手順
- Google スプレッドシートを開く
- 「拡張機能」 → 「Apps Script」 を選択
- 以下のコードを貼り付けて保存
“`javascript
function sendConfirmationEmail(e) {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
var lastRow = sheet.getLastRow();
var email = sheet.getRange(lastRow, 2).getValue();
var name = sheet.getRange(lastRow, 1).getValue();
var subject = “【イベント受付完了】” + name + “様”;
var body = name + “様\n\nイベントの受付が完了しました。\n会場にお越しの際はこのメールをご提示ください。\n\nイベントをお楽しみください！”;
MailApp.sendEmail(email, subject, body);
}
4. 受付状況のリアルタイム管理
Google スプレッドシートのフィルタ機能を使って、受付済みの参加者を即座に確認できます。
フィルタの設定方法
- 回答スプレッドシートを開く
- 「データ」 → 「フィルタを作成」 を選択
- 「フィルタ条件」 で 「メールアドレスが空白でない」 を選択
- 受付済みの参加者のみを表示
5. トラブル時の対応方法
万が一のトラブルにも備えて、以下の対応策を用意しておきましょう。
| トラブル内容 | 対応策 |
|---|---|
| QRコードが読み取れない | 手入力でURLを案内、またはタブレットを用意 |
| フォームが開かない | スマートフォンの電波状況を確認・再送信 |
| メールが届かない | スプレッドシートで受付状況を直接確認 |
| 名前の入力間違い | 本人確認のうえ、管理者が修正対応 |
6. まとめ
Google Formsを使えば、イベント当日の受付業務を効率化し、参加者の負担を軽減できます。
以下の手順を実施することで、スムーズな受付を実現しましょう。
✅ フォーム作成: 参加者情報を素早く収集
✅ QRコード活用: 簡単にフォームへアクセス
✅ 自動受付メール: 安心感を提供
✅ リアルタイム管理: スプレッドシートで即座に受付状況を確認
次回の社内イベントで、ぜひGoogle Formsを活用してみてください！
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